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Bei Einsätzen der Arbeitnehmerüberlassung kann es vorkommen, dass die Tätigkeit nicht an den gewöhnlichen Standorten verrichtet werden soll. Das kommt beispielsweise bei Montagetätigkeiten vor, wenn Arbeiter mit bestimmten Fähigkeiten selten sind und von weiter her geholt werden müssen. In diesem Fall muss dem Zeitarbeitnehmer eine Unterkunft gestellt werden und es fallen Reisekosten an.
Arbeitsunterkünfte sind gemäß § 2 Abs. 2 Nr. 2 ArbStättV Arbeitsstätten und fallen damit unter den Geltungsbereich der Arbeitsstättenverordnung. Sie müssen dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden, wenn dies aus Gründen der Sicherheit, des Gesundheitsschutzes oder der menschengerechten Gestaltung der Arbeit erforderlich ist. Zu Unterkünften zählen Betriebswohnungen, Wohnheime usw., aber auch Baracken, Wohncontainer, Wohnwagen und andere Raumzellen. Bereitschafts- und Pausenräume werden nicht dazugezählt. Seit dem 01.01.2021 zählen außerdem noch Gemeinschaftsunterkünfte außerhalb des Betriebs- oder Baustellengeländes rechtskräftig dazu, sofern die Definition in § 2 Abs. 8 ArbStättV erfüllt wird. Arbeitsschutzrechtlich sind Arbeitsunterkünfte nur auf Baustellen zwingend erforderlich, wenn eine Gefährdung der Sicherheit vorliegt. Die Arbeitsstättenverordnung führt dazu spezielle Gründe, wie Arbeiten unter erschwerten Bedingungen, einen unzumutbaren Zeitaufwand für die tägliche Heimreise oder häufig wechselnde Arbeitsstätten infolge kurzer Bauzeiten an. Da Bauarbeiter unter diesen Bedingungen einer starken Belastung ausgesetzt sind, soll mit der Einrichtung von Unterkünften in der Nähe eine ausreichende Ruhezeit und folglich eine konzentriertere und sichere Arbeit ermöglicht werden.
In anderen Bereichen außerhalb der Baustelle werden Arbeitsunterkünfte nicht aus arbeitsschutzrechtlichen, sondern betrieblichen Gründen bereitgestellt. Typische Gründe sind beispielsweise Einsätze beschränkter Dauer, ausgefallene Arbeitszeiten oder Ausbildungs- und Schulungsbetriebe, die Unterkünfte bereitstellen, wie z. B. Kasernen. Da die Unterkünfte als Arbeitsstätte angesehen werden, obliegt es dem Arbeitgeber, rechtliche Anforderungen umzusetzen. Er kann eine Unterkunft unmittelbar oder mittelbar, entgeltlich oder unentgeltlich zur Verfügung stellen. Diese besteht mindestens aus einem Wohnraum und dazugehörigen, auch gemeinschaftlich genutzten, sanitären Einrichtungen und ist ggf. auch mit einer Küche ausgestattet. Maximal 8 Bewohnern darf ein gemeinsamer Schlafbereich zugewiesen werden, der mindestens 6 bis 6,75 qm pro Bewohner umfasst, während die gesamte Nutzfläche der Unterkunft pro Bewohner 8 bis 8,75 qm betragen muss. Weitere grundlegende Anforderungen umfassen:
In der Zeitarbeit fallen Unterkünfte nicht unter arbeitsschutzrechtliche Maßnahmen, Arbeitsverhältnisse von beschränkter Dauer sind jedoch der wohl häufigste betriebliche Grund. Die Einrichtung der Unterkünfte soll die Unterbringung von Beschäftigten in bestimmten Fällen sicherstellen, in denen sonst z. B. besonders belastende Arbeitswege oder provisorische Notlösungen drohen, die der Gesundheit und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten möglicherweise schaden könnten. Die Besonderheit der Arbeitnehmerüberlassung ist das Dreiecksgespann, welches zwischen der Zeitarbeitsfirma, dem Kundenunternehmen und dem Zeitarbeiter entsteht. Da hier nicht nur das Arbeitsverhältnis zwischen den zwei Parteien Arbeitnehmer - Arbeitgeber vorliegt, können Unsicherheiten über die Zuständigkeiten in der Beschaffung von Arbeitsunterkünften entstehen. Der vertragliche Arbeitgeber des Zeitarbeitnehmers ist der Personaldienstleister, jedoch übt dieser bei dem Kundenunternehmen seine Tätigkeiten aus. Im Tarifvertrag des BAP, einer der beiden gültigen Flächentarifverträge der Zeitarbeitsbranche, wird Folgendes festgelegt:
“Das Zeitarbeitsunternehmen übernimmt grundsätzlich die Organisation der Unterbringung und die Kosten in voller Höhe. Bei erforderlicher Eigenorganisation einer Unterkunft durch den Mitarbeiter werden die Kosten nach vorheriger Genehmigung und Vorlage einer entsprechenden Quittung/Rechnung vom Arbeitgeber übernommen bzw. erstattet”.
In der Theorie ist also der Personaldienstleister für die Bereitstellung der Unterkünfte zuständig, da dieser den formellen Arbeitgeber für die Zeitarbeitnehmer darstellt. In der Praxis ist es aber durchaus möglich, dass der Kunde von vornherein eine Unterkunft anbietet.
Reisekosten werden im deutschen Steuerrecht als Aufwendungen definiert, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen. Zu den Reisekosten gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten wie Parkgebühren. In einem begrenzten Rahmen kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Reisekosten steuerfrei erstatten, dabei kommt es darauf an, ob Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen eine erste Tätigkeitsstätte haben oder nicht. Darunter versteht man eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines "vom Arbeitgeber bestimmten Dritten". Dieser Tätigkeitsstätte muss der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin dauerhaft zugeordnet sein – also unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von mindestens 48 Monaten. Für die Kosten, die bei der Reise zur ersten Tätigkeitsstätte anfallen, kann der Arbeitgeber grundsätzlich keinen steuerfreien Ersatz gewähren.
In der Zeitarbeit verrichtet der Arbeitnehmer seine Tätigkeiten nicht bei seinem formalen Arbeitgeber. Die Arbeitsplätze variieren und können überregional zugeteilt werden. Je nachdem, welche Bedingungen erfüllt sind, können die anfallenden Reisekosten von der Steuer abgesetzt werden. Lange Zeit wurden die Einsätze der Zeitarbeitnehmer grundsätzlich als auswärtige Tätigkeit gezählt - dem lag die Zuordnung der Zeitarbeitsfirma als erste Tätigkeitsstätte zugrunde. 2014 wurden jedoch neue Regeln aufgestellt; so kann ein Zeitarbeiter seine erste Tätigkeitsstätte je nach Arbeitsvertrag auch bei dem Entleihunternehmen haben. Das hat folgende steuerrechtliche Unterschiede:
Wichtig: Wurde ein Zeitarbeiter im Rahmen eines befristeten Arbeits- oder Dienstverhältnisses bereits einer ersten Tätigkeitsstätte zugeordnet und wird ihm im weiteren Verlauf einer anderen Tätigkeitsstätte zugeordnet, ist die ursprüngliche Zuordnung nicht mehr dauerhaft. Das heißt: Der Arbeitnehmer hat ab dann einen Anspruch auf die , also sowohl bei der Hin- und Rückfahrt. Erst bei einem neuen Beschäftigungsverhältnis kann dann wieder eine neue erste Tätigkeitsstätte festgelegt werden.
